WFH在家工作的成功祕訣
美國中小企業最佳CEO教你高效、彈性、具團隊精神的企業競爭新優勢
How to Thrive in the Virtual Workplace : Simple and Effective Tips for Successful, Productive and Empowered Remote Work

作者: 羅伯特・格雷瑟  米克・史隆  原文作者: Robert Glazer  Mick Sloan  譯者: 孟令函  出版社:遠流出版

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前言:

這一本是今年所讀完的第十一本書。 大概從 2020 疫情國際爆發開始,公司其實就開始加速轉型成 Hybrid Office 的概念。所謂的 Hybrid Office 也就是有浮動的辦公座位,加上機動性的居家辦公。 許多疫情嚴重的時候,甚至直接啟動全階段的 WFH 。

不論你是員工還是主管們,對於 WFH 是害怕還是喜歡? 是否喜歡因為不需要付出額外的通勤時間,卻又煩惱家裡沒有足夠的設備,也煩惱沒有跟同事們有實際的互動? 這時候看到這一本書,覺得很有趣就買回來看了。

內容簡介:

打造虛擬辦公室,提升未來競爭力!
「如果你還在為遠距工作苦苦掙扎,羅伯特‧格雷瑟最能提供你一些立即可行的建議。」──亞當‧格蘭特(華頓商學院教授、《給予》作者)  
 
當全球數百萬上班族為了防疫突然被迫在家工作(WFH, Work From Home),企業主卻發現員工遠比他們之前所了解的更樂於接受,大部分的工作內容也依然能正常運作。然而,並非每家公司、每個上班族都能一夕之間順利轉換,更不是把在實體辦公室常用的工作程序與策略直接拿來挪用就好。未來,隨著遠距或混合型的工作模式越來越普遍,做得好的公司才會擁有明顯的競爭優勢,吸引最棒的人才。
 
身為100%遠距工作組織、擁有170名在家工作員工「加速夥伴」的創始人兼執行長,羅伯特.格雷瑟從累積十多年的寶貴經驗中汲取遠距管理員工的正確原則、策略和工具,讓企業在虛實世界中皆能脫穎而出。
 
上班族從此:
✔不必通勤,遠離市區高房價、高租金的壓力
✔不被干擾,打造屬於自己的工作排程和環境
✔享受家庭、興趣與工作取得平衡的理想生活
 
公司更能夠:
✔節省成本,或可在員工、客戶身上挹注更多資源
✔提高效率,在全球都能獲得優質表現和工作成果
✔創造平等、具向心力的工作環境,留住優秀人才  

章節條列

第一部 成為遠距工作者的必勝心法

遠距工作究竟是什麼?其實不是因應疫情下的產物,早在疫情之前就有許多公司需要全球各地的業務,或是客服行銷人員。但是又沒有辦法負擔每個區域都成立實體辦公室,因應下的產物就是員工來自各地,並且可以在自己的家裡上班。

遠距工作者的致勝心法

  • 招攬認真,負責,自律的員工
  • 給予他們足夠的信任
  • 完善的規劃的工作程序
  • 優良的公司文化

遠距工作者的基本功

  • 擬定工作計畫並且確實執行
  • 打造的適當的工作環境
  • 建立公私分明的界線

妥善管理你的電子信箱

  • 遠端工作後,信件往來的機率會變高。
  • 如何讓其他人知道你的回信頻率,很重要。

提升工作效率的方法

  • 好好分配精力
  • 創造工作前後得緩衝
  • 排定優先順序,劃分時間。
  • 建立預期心理
  • 保持專注
    • 試著讓自己一天至少有 15 ~ 20 分鐘專注做一件事情。
  • 關心自己
    • 身心健康很正要,不要因為 WFH 而搞壞身體。
  • 建立人與人之間的溝通
    • 打造一些聊天頻道
    • 會議上讓更多參與者可以發言。
    • 善用非同步視訊(用發影片代替信件或是公告)

變更工作地點

  • 要確定該地區(國家)有該公司的辦事處,不然薪資可能匯款有問題。
  • 由於有勞基法歸根各國稅率的差別,員工福利跟勞動規章都不同。
  • 變更國家可能會有薪資上的差異,會依照各地的居住成本作為調整依據。

第二部 遠距工作企業的成功法則

從組織文化開始

由於遠端工作企業很在乎員工的自主工作動力,更需要每一位同仁對於組織文化有深入的了解。(也要能深入認同)。

公司文化:

  • 願景
  • 價值
  • 目標
  • 一致性
  • 清楚明確

如何敘述公司核心概念:

核心概念就是在心裡想著某個明確的未來時間點,並且用敘述現在事實的口吻,盡可能詳述當時的公司和員工們會是什麼樣子,什麼感覺。

什麼時候會使用到核心概念:

  • 招聘員工
  • 重大政策性決策

如何招募適合遠端員工

  • 詢問對方有沒有遠端工作經驗
  • 是否認同核心概念
  • 看對方對於遠端工作的概念與處理方式
  • 可以透過細節追問
    • 是否喜歡遠端 -> 為什麼喜歡 -> 如何安排 -> 自我調整

如何遠端面試

  • 以事實為基礎的面試題目
  • 遠端工作帶來哪些改變
  • 是否因為無法面對面工作而遭遇困擾?
  • 無法見面下如何有效溝通
  • 如何避免在家工作有與世隔絕的感覺
不會為了某個達到普通標準的人而浪費訓練資源

遠端工作同事的注意事項

  • 完整入職流程
    • 跟每個主管 1 on 1
    • 同仁破冰
    • 設定設備
    • 相關事前教育系統
    • 比較特別:
      • 公司法規介紹(尤其跟遠端工作相關)
      • 公司文化介紹(要不斷讓大家都在同一個核心概念上)
  • 減少會議,尤其是減少定期會議,改成不定期快速而精簡少量參與者討論
    • 會議參與者評分自己是否需要出席,如果低於六分。則取消相關會議。
    • 每一個參與會議的人要發言
    • 會議摘要很重要(避免有人無法參與)
  • 不同時區的禮儀
    • 信件與訊息要標示清楚需要注意的時區。(可以的話,幫對方轉換成他的時區)
  • 出差策略
    • 疫情後預期出差機率變少
    • 變成更單獨,更少人的實體會面
  • 團隊情誼
    • 透過定期會面,還有會議後的閒聊來加深情誼。
    • 玩一些線上遊戲
  • 績效管理
    • 比起實體時候,遠端工作需要更多的回饋與建議
    • 不要總是想說在績效考核的時候,才給予意見。
    • 這樣才能增加同仁間的信任感。
    • 要誇獎,馬上就要誇獎出來!
  • 負責任文化
    • 避免緊迫盯人的策略
    • 透過週報,或是每天定期更新報告。
    • 適度的給予更多的信任與關懷。
  • 信任危機:
    • 如果有任何違規事項發生,需要馬上處理。
    • 並且公告(不公告名字,只有提供違規事項)作為同仁們間的提醒
  • 實體員工大會
    • 雖然都是遠端工作不代表大家不需要見面,可以安排一年一次的各地到同一個地方開會。
    • 聯絡感情與同步公司文化
    • 並且可以讓更多人工作更順暢

心得

這本書由一個創業加速器的公司創辦人所寫的,他的公司也是長久以來都是全面的遠端工作。 整本書裡面透過疫情前與疫情帶來的影響,將遠端工作有做清楚的解釋。 兩個大的面向:

  • 身為遠端工作者,你該如何調整?
  • 身為管理者,你該如何管理你的全遠端團隊?(甚至是全遠端公司)

這本書給了遠端工作者應該要有的心理準備,畢竟遠端工作不是只是節省掉通勤時間而已,更應該注意的是全方面的工作型態轉換。遠端工作需要有更高的自制力與主動積極的面相。才能讓主管們以及公司同仁信任與安心。 更需要讓自己的生活與工作達到平衡,避免因為在家工作而公私不分,造成提早的 burn-out 。

而身為管理者的,更需要注重在公司文化與核心概念上。因為員工散在四處,無法感受到許多辦公室裝潢裡面的布條與口號。更需要經常的宣達相關的資訊,而招募員工上也要特別的注意,並不是所有的員工都能夠了解與妥善使用遠端工作帶給他的好處。 這本書也花了很多時間,在傳授該如何將企業文化與核心概念打造出來(遠端上),讓我也有許多深入的了解。

最後不論你是即將的遠端工作者,或是有可能要成為遠端工作的管理階層,這本書都能夠幫助你。


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