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很偶然的~ 在Patrick的Twitter 裡面看到的一本推言~ 好奇之下去博客來找了依下這本書的介紹,一看~發現標題真的很寫入我的心(Making Things Happen)。 沒錯~~ 專案管理最高指導原則~~~ 就是那麼簡單的一句 “Making Things Happen”~~ 如此簡單但是又相當難的一句話~~~ 但是每個剛學習專案管理的人(就如同我)~ 總是最後變城 “Making Delay Happen” 然而箇中的奧妙~ 真的就像是某個大頭常說的~ “我們能說的~ 只有心法~ 沒有任何範本~ 只希望各位能抓出這些心法~~”

由於我是跳著在看~~~(不知道可不可以跳著講?)現在也來分享我讀的幾個章節的心得吧:

第十章: 怎麼做才不會困擾別人:流程,電子郵件,以及會議

我想我會先選這章來讀,大概也是一開始專案管理比較難的東西~ 當然不是往寫計劃下去(當然~ 寫計畫更難~ 只是你一開始不覺得~~而且通常是亂寫)。僅次於計畫的大概就是召開會議與寫電子郵件了。 常常有很多時候的會議會流於形式而浪費時間~ 不然就是有會議卻沒有決定或是待辦事項,這樣的會議就相當沒有用。 先自手我常常發生的會議錯誤好了

  • 招集不相關的人員: 經常習慣性的把RD、PGM、PM都抓進來~ 但是卻沒有真的事情要討論~~ 別忘了~ 你浪費他們一個小時~ 他們可是可以做更多別的事情。

  • 沒有技巧去把PIC與TODO談出來: 每個會議最重要的就是寫會議紀錄,但是會議紀錄又指示其次~ 重要的是要談出一些TODO~ 並且讓每個TODO的PIC都充分了解~ 這是我一開始開會沒有注意到的地方。

接下來~ 我也把書上提到的會議進行法則寫一下我自己心得:

  • 建立主人地位: 這個就是要招集對的人,並且要會主導會議進行。

  • 傾聽與反應: 如果有人在會議上沒有發言~ 務必要讓他發言~ 不然其實下次就不需要考慮請他來~~~~~

  • 引導對話: 這個我也正在學習~~ 常常有人在會議上吵架~ 要會幫他們止血與更順利的討論。

  • 終止對話: 當對話離題~ 就算是VP也要想辦法拉回來~~~

  • 寫下紀錄: 這個是我學生時代就有養成習慣~ 只是要寫英文會議紀錄~ 真的有點難~~~~~

那講回來~一開始容易有的另外一個壞習慣,就是電子郵件~~~ 把裡面一些有提到但是也是我的缺點的地方列出來:

  • 簡單、明瞭: 常常我會忘記要把前言提一下,讓許多剛看到信的人都不知道要幹嘛!!!

  • 提供行動與截止日期: 這個跟開會一樣~ 每封EMAIL 都應該要有一些行動”ACTION”,沒有行動的EMAIL 就像是 FYI (僅供參考) 一樣~~是不具任何閱讀價值。

  • 優先順序: 這也是我常忘記的~~ 常常五分鐘前寄了一封信要人做事~ 後來又寄一封~ 結果沒有告訴人家哪個重要~ 這樣的信件也沒有任何價值。

  • 不要假設人們會讀所有東西: 這個我到有注意到~ 大概是因為我也部會詳讀所有的EMAIL,我了解詳讀所有信件的重要(而且我們真的有同事可以~ ) 這個省下來的時間可以幫助你專案進行更順利~~ 所以你應該要幫人省下時間~~ 而且如果是中途CC進來的人~ 最好幫人整理一下~ 不然你就當他們沒看過比較好!!!

  • 避免詳實報導: 這個重點是~ 雖然你必須讓人能了解全局~ 但是你必須要在他疲累的之前( 通常在讀前兩行就會開始疲累~~) 趕快給他任務或是請求。

  • 隔離FYI信件: 雖然冒犯~ 但是我也得老實說~ FYI的信件真的很少人看~ FYI 的信件可能比不上 (便當來了、有團購、新同事報到)等等信件來的引人注目。

  • 電話是你的朋友: 這個我相當常做到~ 能用電話講的~ 我絕對不寫信~ 能去找他的~ 我連電話都不講~~~ 但是~ 由於最近真的忙到不行 (不是在開會~ 就是在走去會議室的路上?) 於是我開始用信件~ 還有IM 不過真的效果都不好~ 還是直接走過去講比較了解~~~~~~

這本書相當好的是~ 在後面還有練習題~~~~ 每題都相當有趣且實用~~~~

  • 控制你的電子郵件,沒有規定電子郵件來了就要讀~或是在一個小時內要回應~~~ 有研究指出~ 如果你能批次處理你的郵件~一天兩次~ 這樣對你的整體效率會提高~做個實驗,記下你每天檢視電子郵件的次數~ 每天減少一次~ 設定目標~直到你控制為止。

改天真的要好好控制EMAIL的檢查時間跟次數~~~~~


Evan

Attitude is everything