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你有看過這種電子郵件嗎?還是你一直都這麼做,卻不以為意?
.郵件隨意CC,越級報告或洩漏公事了還不知道。
.同一件事來回「Re:」寫好幾封信,到底要我看哪封?
.郵件寫了五、六百字,看到昏頭卻沒寫清楚要我幹嘛?
.又忘記加附件了,讓客戶覺得這傢伙(跟這間公司)真是不可靠!
.按下「回覆全部」,才發現有人不該是收件人。
.打電話三分鐘就能完整說明的事,偏偏要用電子郵件慢慢來。

E-mail誰不會寫?而且不用一秒就能按下「傳送」鍵,但如果闖出大禍,你得花幾萬倍的時間滅火,這不但會拖累你的工作效率,更有可能毀了你的專業形象和前途。

心得:

其實有點忘記~ 為什麼當初會買這本書。不過看了這本書之後~ 到是真的學了不少了。而且有趣的是~ 工作的越久~ 越覺得這本書裡面所要闡述的概念就越來越重要~ 不過在大綱裡面所提到的幾個錯誤到是真的太誇張了。反倒是書裡面其他提到的失誤到是真的很常見而且又很重要…

明明三分鐘就搞定的事情~ 偏偏要寫一封信:

我想這算是職場上大家都容易犯的事情,尤其以下列的信件更多

  • 我對這件事沒有意見

  • 除了事件1, 2~ 3要不要跑? (其他類似的一行文)

  • 可以打通電話給我討論嗎?(或是可以開會討論嗎?)

諸如此類~其實走過去旁邊就可以討論的東西。許多的一行文~ (在BBS裡面,鄉民發一行文是要被進水桶的 XD) 代表著其實這封信根本不需要發~ 除非是Approval email(授權信) 其他都是廢文。 這一系列的信件~ 其實相當困擾人~ 重點是~ 有可能原來的信件裡面有許多人在C.C. 裡面,但是由於這種沒必要的一行文,造成全部人相當的混亂。

看完信不知道要做甚麼:

這大概是我在職場生涯裡面第二常看見的email 錯誤~ 所有的職場email 應該分為以下幾種:

  • 狀態更新、報告:
    • 這種email 其實應該要有下一個檢查點要先寫出來。
  • 請求認可信:
    • 這種倒是沒需要甚麼工作事項(TODO)
  • 一般工作溝通信:
    • 最常的信件內容,主要應該區分為開場(Opening),詳細內容(Detail),行動(Action)與結尾(Close)。

而第三類信件裡面最常漏掉的就是行動~ 常常看到很多人洋洋灑灑寫了數百字的文章~ 但是卻沒有給看完信的人了解其實是有任何行動一封信也就失去了發出來的必要。 所以根據這本書~ 這四個點一定要掌握住。

基本上這本書有很多值得大家注意的~ 其實也沒那麼困難~ 就是發信前需要仔細思考~再三思考~~ 真的需要發這封信嗎? 這封信的目的為何?我發這封信的語氣有沒有問題?可以達到我要的目的嗎?

我想只要再三的思考過後,這些email 失誤應該就不會發生了~~~


Evan

Attitude is everything